Die Pressekonferenz ist eine Allzweckwaffe in der PR-Arbeit, gleichzeitig aber auch eine der Königsdisziplinen. In Zeiten knapper Ressourcen in den Redaktionen und einer immer dynamischeren Kommunikationswelt ist eine erfolgreiche und gute besuchte Pressekonferenz eine große Herausforderung für Unternehmen. Damit dies gelingt, benötigt es viel Planungsarbeit, eine strategische Herangehensweise und vor allem PR-Know-How. Wir geben in diesem Blogbeitrag fünf Tipps, damit Sie die Kraft einer Pressekonferenz für Ihre Unternehmenskommunikation in vollem Ausmaß nutzen können.
Zuerst geht es um die Frage, warum man überhaupt eine Pressekonferenz veranstalten sollte und welche Ziele damit zu erreichen sind. Kurz gesagt ermöglichen sie Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Persönlichkeiten, wichtige Informationen direkt und gleichzeitig an eine Vielzahl von Medien weiterzugeben. Zum Einsatz kommt dieses Kommunikationstool vor allem bei herausragenden Neuigkeiten, spektakulären Produktlaunches, Ankündigungen und Resümees von Events, Jahresbilanzen, relevanten Personal-News und auch in Zeiten des Krisenmanagements. Zudem bieten Pressekonferenzen eine Plattform für direkte Interaktion zwischen den Medien und den Sprechern, was eine unmittelbare sowie unzensierte Kommunikation ermöglicht und somit Vorteile für beide Seiten bietet – aber auch kleinere Stolperfallen für die Kommunikationsabsender.
Mit diesen fünf Tipps wird Ihre Pressekonferenz zum Erfolg:
Zielgruppe definieren: Überlegen Sie, welche Journalisten und Medien für Ihr Thema relevant sind und laden Sie diese gezielt und frühzeitig ein.
Themen und Sprecher auswählen: Wählen Sie den Titel Ihrer Pressekonferenz und die geeigneten Sprecher:innen sorgfältig aus. Diese sollten gut informiert, gebrieft und medientrainiert sein. Vor allem in der unzensierten Dialog-Kommunikation einer Pressekonferenz sollten alle Sprecher:innen auch auf unangenehme, kritische Fragen umfassend vorbereitet sein. Idealerweise erstelle man ein „Q&A“, das vorab durchgespielt wird.
Zeit und Ort festlegen: Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt und Ort, der für die Mehrheit der eingeladenen Journalisten gut erreichbar ist. Generell sind Vormittag für Journalist:innen zielführender, Randtage und Zeiten eher ungeeignet.
Übertragung: Überlegen Sie sich, ob es für den Großteil Ihrer Zielmedien möglich ist, die PK vor Ort zu besuchen. Falls nicht, sollten Sie zumindest einen parallelen Livestream anbieten, mit der Option auch digital Fragen zu stellen. Gleichzeitig ist die Gefahr natürlich größere, dass viele Journalist:innen den „bequemeren“ Weg des Livestreams wählen und somit Ihre Veranstaltung vor Ort schlechter besucht ist.
Einladungen versenden: Ein Save-the-Date mindestens vier Wochen vor dem Event und eine ausführlichere Einladung rund zwei Wochen vorab, sollten Standard sein. Ebenso ist ein gezieltes Nachtelefonieren der Journalist:innen und das eigene Medien-Netzwerk essenziell, da die Einladung höchstwahrscheinlich in der E-Mail-Flut der Mailboxen untergeht.
Akkreditierung organisieren: Stellen Sie sicher, dass die Journalisten vor Ort akkreditiert werden und über alle notwendigen Informationen im Vorfeld verfügen sowie im Nachgang oder bereits während der Veranstaltung umgehen digital zur Verfügung haben.
Kernbotschaften entwickeln: Entwickeln Sie klare und prägnante Kernbotschaften, die leicht verständlich und einprägsam sind. Bei der Themenauswahl sollte man immer im Hinterkopf behalten, ob diese für die Zieljournalist:innen und ihre entsprechende Leserschaft aktuell relevant, mehrwerthaltig und von ausreichendem Neuigkeitswert ist.
Visuelle Hilfsmittel nutzen: Unterstützen Sie Ihre Botschaften durch visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen, Grafiken oder Videos.
Moderation bereitstellen: Eine erfahrene Moderation kann den Ablauf der Pressekonferenz strukturieren und sicherstellen, dass alle wichtigen Themen angesprochen werden.
Fragerunde einplanen: Planen Sie genügend Zeit für eine Fragerunde ein, in der Journalist:innen ihre Fragen stellen können. Dies fördert die Interaktion, klärt eventuelle Unklarheiten und sorgt für die entsprechende Transparenz.
Medienbetreuung: Vor Ort sollte ausreichend Personal, idealerweise erfahrene PR-Profis, zur professionellen Medienbetreuung sein. Inhaltliche Fragen, Interviewanfragen im Nachgang, vertiefende Gespräche mit den Speakern und Personen im Hintergrund sollten problemlos möglich, gut organisiert, aber auch gut begleitet sein. Die Gespräche rund um die eigentliche Pressekonferenz sind oft der Grund, warum die Journalist:innen den Aufwand eines Vorort-Besuchs auf sich nehmen. Hier sollten sie aber eng begleitet werden, um weiterhin die Message Control der Pressekonferenz zu wahren.
Verpflegung & Give-Away: Ein solides Catering mit Getränken, der Tageszeit angepassten Snacks sowie Kaffee und Tee ist ein Muss. Eine entsprechende Verpflegung vermittelt die entsprechende Wertschätzung, dass die Journalisten vor Ort an der PK teilnehmen. Ein compliance-verträgliches und kreatives, zum Fokusthema passendes Give-Away rundet die Veranstaltung ab.
Pressemappe bereitstellen: Stellen Sie den anwesenden Journalisten eine Pressemappe (mindestens digital) zur Verfügung, die alle relevanten Informationen, Pressemitteilungen und Kontaktinformationen enthält.
Follow-up: Nehmen Sie nach der Pressekonferenz Kontakt zu den teilnehmenden Journalisten auf, beantworten Sie offene Fragen und bieten Sie zusätzliche Informationen an, um die Berichterstattung zu unterstützen. Auch die Abfrage von potenziellem Optimierungspotenzial und generellem Feedback kann interessante Aspekte hervorbringen. Dokumentieren Sie die Learnings für die nächste Pressekonferenz ausführlich, denn bis dahin ist das ein oder andere vielleicht in Vergessenheit geraten.
Wenn Sie diese fünf Tipps befolgen, sollte einem Erfolg bei Ihrer nächsten Pressekonferenz nichts im Wege stehen! Falls Sie sich dies nicht alleine zutrauen und es Ihnen an Know-how, Ressourcen oder auch Kontakten mangelt, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Mit über 20 Jahren PR-Erfahrung, jährlich rund 25 Pressekonferenzen und PR-Terminen sind wir dafür der richtige Partner.