Wer mit Informationen in der Medienwelt einen Eindruck hinterlassen will, braucht zweierlei: relevante Inhalte und eine ansprechende optische Aufmachung. Beides lässt sich mit einer Pressemappe verbinden. Sie ist die perfekte Orientierungshilfe und damit eine große Arbeitserleichterung für Journalistinnen und Journalisten.

Die althergebrachte Pressemappe aus Papier ist auch heute noch „handelsüblich“. In der technologisierten Welt sind die Inhalte aber meist auch digital verfügbar, zum Beispiel in Form eines beigelegten USB-Sticks oder als passwortgeschützter Ordner in einer Cloud.

Es gibt grob gesagt zwei Formen der Pressemappe. Einerseits eine themenbezogene Pressemappe, die beispielsweise bei einer Pressekonferenz zu eben diesem Thema als Arbeitsgrundlage verteilt wird. Zum anderen eine unternehmensbezogene Pressemappe, die Grundinformationen über eine Institution liefert. Sie wird auch Basispressemappe genannt und vorzugsweise auf der Website des Unternehmens zum Download bereitgestellt, manchmal aber auch aktiv versandt.

Was eine gelungene Pressemappe ausmacht

Fünf Grundregeln für die Erstellung einer gelungenen Pressemappe gelten für beide Typen.

1. Klare Struktur: Eine Pressemappen erfüllen ihren Zweck nur, wenn Medienvertreter:innen möglichst schnell finden, was sie suchen.
2. Einfache Sprache: Man kann noch so viel Fachjargon verwenden, fehlende Inhalte kann man damit nicht ersetzen. Daher gilt wie immer in der PR-Arbeit, dass man eine einfache Sprache wählen, sich auf das Wesentliche beschränken und werbliche Formulierungen weglassen sollte.
3. Keine Fehler: Rechtschreibungenauigkeiten sind in einer professionellen Pressemappe ebenso tabu wie falsche Zahlen oder Fakten.
4. Pflichtinhalte: Die Basis jeder Pressemappe ist ein Text im Stil einer Presseaussendung, der den Inhalt auf den Punkt bringt. Auch andere Pressemitteilungen, die zum Thema passen, können beigefügt werden. Kontakt-Informationen und Bildmaterial (oder ein Link dorthin) sollten ebenfalls nicht fehlen. Mehrwert bieten darüber hinaus Hintergrundinformationen, Statistiken oder Zitate.
5. Corporate Design: Die Regeln der optischen Außendarstellung einer Organisation (Schriftart, Farbe usw.) gelten auch für eine Pressemappe. Nur so wird ein konsistentes Markenbild aufrechterhalten.

Die Basispressemappe sollte außerdem die Punkte Unternehmensgeschichte, -philosophie, Tätigkeitsbereich bzw. Produktportfolio sowie Informationen zu den relevanten Personen im Unternehmen abdecken.

Was bringt die Pressemappe?

Speziell die Basispressemappe bringt keinen unmittelbaren Berichterstattungsmehrwert. Sie ist ein Zeichen von Professionalität und erhöht damit die Glaubwürdigkeit von Unternehmen. Zumindest indirekt unterstützt sie aber auch die Medienpräsenz. Denn Journalist:innen sind eher bereit, Themen aufzugreifen, wenn der Zugang zu Inhalten und Bildern möglichst unkompliziert und zeitsparend ist.

Um den PR-Wert einer Basispressemappe aufrechtzuerhalten, muss sie regelmäßig aktualisiert werden. Zum Beispiel sollte die „Edition 2023“ keine Umsatzzahlen aus dem Jahr 2021 mehr enthalten, weil es sicher schon aktuellere Werte gibt. Auch können sich das Produktportfolio verändern oder Funktionsträger wechseln. Und der klarste Fall: Die Chronik ist ganz automatisch einem Wandel unterzogen, weil etwas, das vor 61 Jahren passiert ist, morgen schon 62 Jahre her sein kann.

Pressemappe gefällig? Gerne!

Über den Nutzen der (Basis-)Pressemappe als PR-Instrument besteht unter dem Strich kein Zweifel. Trotzdem stellt sich oft die Frage, wer ein solches Werk formulieren und gestalten soll, weil die Text-Ressourcen im eigenen Unternehmen anderweitig gebunden sind. In solchen Fällen hilft ein professioneller Partner, plenos zum Beispiel, eine traditionsreiche Agentur mit Sitz in Salzburg.

Als erfahrene Textschmiede hat plenos beispielsweise schon Pressemappen für Europas führende Fenstermarke Internorm und den erfolgreichen Haushaltsgerätehersteller Hisense Gorenje Austria produziert. Soll auch ihr Firmenname bald in dieser illustren Liste aufscheinen? Wir unterstützen Sie gerne.