PR-formance Blog

... auf den Geschmack gekommen? Bei akutem Wissenshunger sind Sie hier genau richtig: In unserem Blog finden Sie wertvolle Informationen rund um aktuelle Trends und Themen der modernen Kommunikationsarbeit.
Alle Beiträge

Fünf Tipps für eine gelungene Pressemappe

Wer mit Informationen in der Medienwelt einen Eindruck hinterlassen will, braucht zweierlei: relevante Inhalte und eine ansprechende optische Aufmachung. Beides lässt sich mit einer Pressemappe verbinden. Sie ist die perfekte Orientierungshilfe und damit eine große Arbeitserleichterung für Journalistinnen und Journalisten.

Die althergebrachte Pressemappe aus Papier ist auch heute noch „handelsüblich“. In der technologisierten Welt sind die Inhalte aber meist auch digital verfügbar, zum Beispiel in Form eines beigelegten USB-Sticks oder als passwortgeschützter Ordner in einer Cloud.

Es gibt grob gesagt zwei Formen der Pressemappe. Einerseits eine themenbezogene Pressemappe, die beispielsweise bei einer Pressekonferenz zu eben diesem Thema als Arbeitsgrundlage verteilt wird. Zum anderen eine unternehmensbezogene Pressemappe, die Grundinformationen über eine Institution liefert. Sie wird auch Basispressemappe genannt und vorzugsweise auf der Website des Unternehmens zum Download bereitgestellt, manchmal aber auch aktiv versandt.

Was eine gelungene Pressemappe ausmacht

Fünf Grundregeln für die Erstellung einer gelungenen Pressemappe gelten für beide Typen.

  1. Klare Struktur: Eine Pressemappen erfüllen ihren Zweck nur, wenn Medienvertreter:innen möglichst schnell finden, was sie suchen.
  2. Einfache Sprache: Man kann noch so viel Fachjargon verwenden, fehlende Inhalte kann man damit nicht ersetzen. Daher gilt wie immer in der PR-Arbeit, dass man eine einfache Sprache wählen, sich auf das Wesentliche beschränken und werbliche Formulierungen weglassen sollte.
  3. Keine Fehler: Rechtschreibungenauigkeiten sind in einer professionellen Pressemappe ebenso tabu wie falsche Zahlen oder Fakten.
  4. Pflichtinhalte: Die Basis jeder Pressemappe ist ein Text im Stil einer Presseaussendung, der den Inhalt auf den Punkt bringt. Auch andere Pressemitteilungen, die zum Thema passen, können beigefügt werden. Kontakt-Informationen und Bildmaterial (oder ein Link dorthin) sollten ebenfalls nicht fehlen. Mehrwert bieten darüber hinaus Hintergrundinformationen, Statistiken oder Zitate.
  5. Corporate Design: Die Regeln der optischen Außendarstellung einer Organisation (Schriftart, Farbe usw.) gelten auch für eine Pressemappe. Nur so wird ein konsistentes Markenbild aufrechterhalten.

Die Basispressemappe sollte außerdem die Punkte Unternehmensgeschichte, -philosophie, Tätigkeitsbereich bzw. Produktportfolio sowie Informationen zu den relevanten Personen im Unternehmen abdecken.

Was bringt die Pressemappe?

Speziell die Basispressemappe bringt keinen unmittelbaren Berichterstattungsmehrwert. Sie ist ein Zeichen von Professionalität und erhöht damit die Glaubwürdigkeit von Unternehmen. Zumindest indirekt unterstützt sie aber auch die Medienpräsenz. Denn Journalist:innen sind eher bereit, Themen aufzugreifen, wenn der Zugang zu Inhalten und Bildern möglichst unkompliziert und zeitsparend ist.

Um den PR-Wert einer Basispressemappe aufrechtzuerhalten, muss sie regelmäßig aktualisiert werden. Zum Beispiel sollte die „Edition 2023“ keine Umsatzzahlen aus dem Jahr 2021 mehr enthalten, weil es sicher schon aktuellere Werte gibt. Auch können sich das Produktportfolio verändern oder Funktionsträger wechseln. Und der klarste Fall: Die Chronik ist ganz automatisch einem Wandel unterzogen, weil etwas, das vor 61 Jahren passiert ist, morgen schon 62 Jahre her sein kann.

Pressemappe gefällig? Gerne!

Über den Nutzen der (Basis-)Pressemappe als PR-Instrument besteht unter dem Strich kein Zweifel. Trotzdem stellt sich oft die Frage, wer ein solches Werk formulieren und gestalten soll, weil die Text-Ressourcen im eigenen Unternehmen anderweitig gebunden sind. In solchen Fällen hilft ein professioneller Partner, plenos zum Beispiel, eine traditionsreiche Agentur mit Sitz in Salzburg.

Als erfahrene Textschmiede hat plenos beispielsweise schon Pressemappen für Europas führende Fenstermarke Internorm und den erfolgreichen Haushaltsgerätehersteller Hisense Gorenje Austria produziert. Soll auch ihr Firmenname bald in dieser illustren Liste aufscheinen? Wir unterstützen Sie gerne.

Ähnliche Beiträge

Die Top 5 PR-Trends 2025: Das erwartet Sie im nächsten Jahr

Die PR-Welt steht 2025 vor einem spannenden Jahr, geprägt von Innovation und neuen Möglichkeiten in der Kommunikation. Die Bedürfnisse der Öffentlichkeit und Herausforderungen der Medien verändern sich rasant – und damit auch die Anforderungen an Unternehmen, die eine authentische und nachhaltige Markenpräsenz aufbauen möchten. Hier die fünf wichtigsten PR-Trends, die das Jahr 2025 prägen werden, und was sie konkret für Sie bedeuten:

Social Commerce: Die neue Ära des digitalen Shoppings

Der Handel ist im Wandel. Das Lieblingssprichwort der Wirtschaftsbranche ist von zeitloser Bedeutung. Nachdem der digitale Handel im vergangenen Jahrzehnt einen rasanten Aufstieg erlebt habt, entwickelt er sich nun in Richtung der sozialen Medien weiter. Durch den Social Commerce wandern die digitalen Schaufenster direkt in den Feed der Konsument:innen und kürzen den Weg von der Produktentdeckung bis zum Einkauf deutlich ab. Es entsteht ein spannender Markt, den wir in diesem Blogbeitrag genauer unter die Lupe nehmen.

Eine Branche im Wandel: Sanierung als Zukunftsmarkt

Wie Sie als Bauunternehmen mit gezielter Nachhaltigkeits-PR und Performance Marketing den Sanierungsmarkt erobern. Energiekrise, Inflation, Preisdruck haben in den letzten Jahren die Baubranche stark unter Druck gesetzt. Vor allem der Neubau steht nahezu still und es ist fraglich, ob er in seiner ursprünglichen Form jemals zurückkehren wird. Die geplante Einschränkung der Bodenversiegelung wird das Neubauvolumen stark einschränken und die Erfüllungsrate des öffentlichen Bauvolumens hinkt dem Plansoll kontinuierlich hinterher. Gleichzeitig bieten sich im Rahmen der geplanten Klimawende zahlreiche Möglichkeiten für Bauunternehmen, in neuen Bereichen verstärkt Fuß zu fassen oder ihre Aktivitäten zu verstärken.